PANDUAN PENYUSUNAN DOKUMEN AKREDITASI – 5. Program

BAB V – PROGRAM

 

5.1.   PENGERTIAN PROGRAM

Ada banyak pengertian tentang PROGRAM sebagai berikut :

a.    Menurut Collins Cobuild English Language Dictionary PROGRAM adalah:

  • Rencana berskala besar dan terperinci yang dibuat untuk suatu tujuan tertentu.
  • Sebuah rencana kegiatan atau pekerjaan yang akan dilaksanakan, termasuk waktu kapan setiap kegiatan itu harus terjadi atau akan dilaksanakan.

b.   Menurut Longman PROGRAM adalah :

Sebuah rencana yang baku tentang rangkaian kegiatan, daftar tugas dan lainsebagainya.

c.    Menurut American Heritage DictionaryPROGRAM adalah :

Sebuah prosedur untuk menyelesaiakan masalah (problem solving),termasuk pengumpulan data, memprosesnya dan presentasi hasilnya.

d.   Menurut Oxford Advanced Leaner’sDictionary of Current English, program adalah :

Sebuah rencana tentang apa yang akan dikerjakan.

e.    Buku Panduan Perencanaan Strategis dan pengukuran kinerja yang dikeluarkan oleh Kantor Menteri Negara Riset dan Teknologi , yang dimaksud program adalah :

Penjabaran terperinci tentang strategi dan langkah-langkah yang dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga.

f.     Kesimpulan

Berdasarkan beberapa pengertian tersebut diatas maka dapat  disimpulkan bahwa PROGRAMberisirencana kegiatan yang akan dilaksanakan yang disusun secara rinci  yang dipergunakan untuk mencapai tujuan lembaga/unit kerja..

 




5.2         KETENTUAN  PROGRAM DI DALAM STANDAR AKREDITASI RS

A.  Tujuan program

Umum :

Sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan unit kerja sehingga tujuanprogram dapat tercapai.

Khusus :

  1. Adanya kejelasan langkah-langkah dalam melaksanakan kegiatan.
  2. Adanya kejelasan siapa yang melaksanakan kegiatandan bagaimana melaksanakan kegiatan tersebut sehingga tujuan dapat tercapai.
  3. Adanya kejelasan sasaran, tujuan dan waktu pelaksanaan kegiatan.

 

B.  SISTEMATIKA/FORMAT PROGRAM

Sistematika atau format program sebagai berikut :

  1. Pendahuluan
  2. Latar belakang
  3. Tujuan umum dan tujuan khusus
  4. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
  5. Cara melaksanakan legiatan
  6. Sasaran
  7. Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan
  8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
  9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

 

Sistematika/format tersebut diatas adalah minimal, RS dapat menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi. Contoh penambahan : ditambah point untuk pembiayaan/anggaran.

 

C.  PETUNJUK PENULISAN    

Pendahuluan

Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan program.

Latar belakang

Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapaprogram tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.

Tujuan umum dan tujuan khusus

Tujuan disini adalah merupakan tujuan program. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci.

Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya program tersebut. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.

Cara melaksanakan kegiatan

Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara bisa dengan membentuk ti, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.

Sasaran

Sasaran program adalah target per tahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan program

Sasaran program menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Sasaran yang baik memenuhi “SMART” yaitu :

  1. Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik pula.
  2. Measurable :  sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akuntabilitas harus ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya metodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan program) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
  3. Aggressive but Attainable : Apabila sasaran harus dijadikan standard keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa menetapkan sebagai suatu sasaran “ pengurangan kematian misalnya di IGD hanya sampai ketingkat tertentu” namun “meniadakan kematian” merupakan  hal yang tidak dapat dipastikan kelayakannya.
  4. Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikasikan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain pasien sebesar 50 %
  5. Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai ke  beberapa bulan, sebaiknya kurang dari 1 tahun. Kalau ada program 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuatnya sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di rumah sakit.

Seni didalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat mendorong peningkatan kapasitas rumah sakit, namun dalam batas-batas kelayakan. Sasaran yang baik itu tidak hanya akan meningkatkan program dan jasa pelayanan yang dihasilkan, namun juga menumbuhkan kebanggaan Dan rasa percaya diri pada para pelaksanya. Sebaliknya penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan menghambat daya inovasi para karyawan.

Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan

Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu melaksanakan langkah-langkah kegiatan program. Lama waktu tergantung rencana program tersebut dilaksanakan. Untuk program tahunan maka jadwal yang dibuat adalah jadwal untuk 1 tahun, sedangkan untuk program 5 tahun maka jadwal yang harus dibuat adalah jadwal 5 tahun. Skedul (jadwal) dapat dibuat time tabel sebagai berikut :

 

 

No

KEGIATAN

BULAN

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

1. Pembentukan Tim x
2. Rapat Tim X x X X X X X X X X X X
3. Dst

 

Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporannya

Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi dari skedul (jadwal ) kegiatan. Skedul (jadwal) tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga bila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu program secara keseluruhan. Karena itu, yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan.

Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut. Dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara atau bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. .

 

Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

Pencatatan adalah catatan kegiatan, karena itu yang ditulis di dalam kerangka acuan adalah  bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi  kegiatan

Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun waktu (kapan) laporan harus diserahkan sera kepada siapa saja laporan tersebut harus ditujukan.

Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan program secara menyeluruh.  Jadi yang ditulis di dalam krangka acuan bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.

———————————————————————————————————————————————-

BAB VI – PENUTUP

 

Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah TULIS YANG DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS DAN BISA DIBUKTIKAN, namun pada penerapannya tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/panduan, standar prosedur operasionaldan program selain diperlukan komitmen Direktur/Pimpinan RS juga perlu staf yang mampu dan mau menyusun dokumen akreditasi tersebut. Dengan tersusunnya Buku Panduan Penyusunan dokumen Akreditasi, diharapkan dapat membantu RS dalam menyusun dokumen-dokumen yang terkait dengan akreditasi RS.

 

 

************