Standar Operasional Prosedur (SOP) Surat Masuk di Bagian Administrasi Rumah Sakit
I. Pendahuluan
A. Pengertian – Surat Masuk adalah dokumen tertulis atau elektronik yang diterima oleh bagian Administrasi Rumah Sakit.
B. Tujuan – Mempermudah pendistribusian surat. – Meningkatkan efisiensi pengarsipan surat. – Memfasilitasi pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit.
II. Prosedur Penerimaan Surat
A. Penanganan Surat Fisik
- Petugas administrasi menerima surat fisik dari pihak eksternal.
- Surat fisik dicatat di dalam buku penerimaan surat dengan mencantumkan informasi seperti tanggal penerimaan, pengirim, alamat tujuan, nomor surat, dan subjek surat.
- Surat fisik disimpan dalam folder atau berkas yang sesuai dengan jenisnya.
B. Penanganan Surat Elektronik
- Petugas administrasi menerima surat elektronik melalui alamat email resmi rumah sakit.
- Surat elektronik dicatat dalam sistem pencatatan surat masuk dengan mencantumkan informasi yang relevan.
- Surat elektronik disimpan dalam folder digital yang sesuai dengan jenis surat.
III. Pendistribusian Surat
A. Surat Ditujukan ke Bagian Terkait
- Surat fisik yang masuk akan didistribusikan ke bagian atau petugas yang berwenang sesuai dengan tujuan surat.
- Surat elektronik akan diteruskan ke alamat email atau sistem yang relevan di rumah sakit.
B. Catatan Distribusi – Setiap distribusi surat dicatat dalam buku distribusi surat untuk pelacakan.
IV. Pengarsipan Surat
A. Surat Fisik
- Surat fisik yang sudah didistribusikan akan diarsipkan sesuai dengan kategori surat.
- Arsip surat fisik akan disimpan dengan rapi dan aman.
B. Surat Elektronik
- Surat elektronik yang sudah didistribusikan akan diarsipkan dalam sistem penyimpanan digital yang terorganisir.
V. Pencarian Kembali Surat
A. Pencarian Surat Fisik
- Untuk mencari surat fisik, petugas dapat menggunakan buku penerimaan atau sistem pencarian fisik yang sudah tersedia.
B. Pencarian Surat Elektronik
- Pencarian surat elektronik dapat dilakukan melalui sistem pencarian berdasarkan kriteria seperti nomor surat, pengirim, atau subjek surat.
VI. Pelaporan Surat
A. Pelaporan Surat Fisik
- Surat fisik yang masuk akan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan rumah sakit atau pihak yang berwenang.
B. Pelaporan Surat Elektronik
- Surat elektronik yang masuk akan dilaporkan secara berkala kepada pimpinan rumah sakit atau pihak yang berwenang.
VII. Penutup
A. Revisi SOP – SOP ini dapat direvisi sesuai dengan kebutuhan dan perubahan dalam tata cara penanganan surat masuk.
Dengan mengikuti SOP ini, diharapkan pengelolaan surat masuk di bagian Administrasi Rumah Sakit akan menjadi lebih terstruktur, efisien, dan memungkinkan pencarian surat yang lebih mudah di masa depan.
Referensi lain :
Pengertian : adalah suatu tata cara penerimaan, pendistribusian dan pelaporan semua surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Tujuan : Mempermudah pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi Rumah Sakit
Kebijakan : Administrasi mengatur pendistribusian surat, pengarsipan surat dan pencarian kembali surat yang masuk ke bagian Administrasi (Sesuai Dengan Kebijakan Direktur RS … … No. …………. Tentang Pelayanan Administrasi Perkantoran).
Prosedur :
- Semua surat yang ditujukan kepada Rumah Sakit … … dikumpulkan di bagian Administrasi
- Petugas wajib mengambil surat di kantor pos minimal 3 kali dalam 1 minggu
- Semua surat yang sudah diserahkan ke bagian administrasi akan dibuatkan disposisi untuk diserahkan kepada Direktur/Kepala Bidang
- Setelah surat mendapat disposisi, maka surat dalam bentuk copian akan didistribusikan ke unit terkait sesuai dengan disposisi
- Surat asli akan tetap disimpan di bagian administrasi yang kemudian akan diarsipkan berdasarkan tanggal surat tersebut diterima
- Untuk surat pribadi, pendistribusian akan dilakukan 1 kali setiap minggunya melalui masing-masing unit bagian
Materi selanjutnya dapat dibaca di link berikut ini :
Klik Iklan sebelum download disini!
3,063 total views, 2 views today