STARKES – Akreditasi Rumah Sakit Indonesia – SNARS.WEB.ID

Pedoman Kerja Unit SIMRS

admin

Unit Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS);  tidak memberikan pelayanan langsung kepada pasien; sehingga pedomannya adalah Pedoman Kerja dan Pedoman Pengorganisasian Unit SIMRS.

Mengaju kepada tata naskah yang berlagu di lingkungan Kementrian Kesehatan, maka pedoman kerja ini disahkan melalu peraturan direktur sekaligus sebagai aturan Kebijakan dari pedoman tersebut, kemudian di atur lebih perinci dalam bentuk lampiran pedoman kerja unit SIMRS.

A, Peraturan Direktur tentang Pedoman Kerja SIMRS.

 

PERATURAN RUMAH SAKIT STARKES
NOMOR : xxx/RSxxx/XII/2022
TENTANG
PEDOMAN KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RS (SIMRS) /
DI RUMAH SAKIT KATOLIK STARKES

DIREKTUR RUMAH SAKIT STARKES

Menimbang :

Mengingat :

  1. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktek Kedokteran;
  2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
  3. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit;
  4. Undang – Undang Republik Indonesia Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan;
  5. Undang-Undang Republik Indonesia nomor 36 tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan;
  6. Undang-undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik;
  7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit;
  8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014 Tentang Sistem Informasi Kesehatan;
  9. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 11 Tahun 2017 tentang Keselamatan Pasien;
  10. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien;
  11. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2020 Tentang Klasifikasi Dan Perizinan Rumah Sakit;
  12. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2020 Tentang Akreditasi Rumah Sakit;
  13. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2022 Tentang Rekam Medis;
  14. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/1128/2022 Tentang Standar Akreditasi Rumah Sakit;
  15. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.01.07/MENKES/1423/2022 Tentang Pedoman Variabel dan Meta Data pada Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik;
  16. Peraturan Internal Korporasi (Corporate ByLaws) Rumah Sakit STARKES.

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : PERATURAN RUMAH SAKIT STARKES TENTANG PEDOMAN PELAYANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RS (SIMRS) DI RUMAH SAKIT STARKES.

BAB I
Ketentuan Umum

Pasal 1

Rumah sakit wajib memiliki, mengelola, dan menggunakan data dan informasi untuk meningkatkan luaran (outcome) bagi pasien, kinerja staf dan kinerja rumah sakit secara umum, proses ini kemudian di tuangkan ke dalam manajemen data dan informasi terpadu.

Pasal 2

Manajemen data dan Informasi di RS  meliputi :
a) Manajemen informasi
b) Pengelolaan dokumen
c) Rekam medis pasien
d) Teknologi Informasi Kesehatan di RS STARKES.

Pasal 3

Manajemen informasi di RS STARKES mencakup:
a) Misi rumah sakit,
b) Layanan yang diberikan,
c) Sumber daya,
d) Akses ke teknologi informasi kesehatan, dan
e) Dukungan untuk menciptakan komunikasi efektif antar Professional Pemberi Asuhan (PPA).

 

BAB II
Manajemen Informasi

Pasal 1

Manajemen informasi di RS harus bisa memenuhi kebutuhan informasi internal RS maupun eksternal.

 

Pasal 2

Rumah sakit menetapkan regulasi pengelolaan informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi pada hal-hal :
a. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi;
b. Mengembangkan sistem informasi manajemen;
c. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan;
d. Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi;
e. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik;
f. Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;
g. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja.

 

Pasal 3

Rumah sakit wajib menerapkan proses pengelolaan informasi untuk memenuhi kebutuhan PPA, pimpinan rumah sakit, kepala departemen/unit layanan dan badan/individu dari luar rumah sakit, dan mendokumentasikan sebagai bukti kegiatan.

 

Pasal 4

Menerapkan Manajemen Informasi sesuai dengan ukuran rumah sakit, kompleksitas layanan, ketersediaan staf terlatih, sumber daya teknis, dan sumber daya lainnya.

 

Pasal 5

Rumah sakit menetapkan ketentuan untuk memantau dan mengevaluasi secara berkala, serta upaya perbaikan terhadap pemenuhan informasi internal dan eksternal dalam mendukung asuhan, pelayanan, dan mutu serta keselamatan pasien.

 

Pasal 6

Apabila terdapat program penelitian dan atau pendidikan Kesehatan di rumah sakit, terdapat bukti bahwa data dan informasi yang mendukung asuhan pasien, pendidikan, serta riset telah tersedia tepat waktu dari sumber data terkini.

Pasal 7
Rumah Sakit menetapkan ketentuan penggunaan data dan informasi yang tepat waktu, tentang asuhan pasien, pendidikan, serta riset untuk mendukung
program penelitian dan atau pendidikan Kesehatan.

 

Pasal 8

Rumah Sakit memberikan pelatihan kepada seluruh komponen dalam rumah sakit termasuk pimpinan rumah sakit, PPA, kepala unit klinis/non klinis dan staf mengenai prinsip manajemen dan penggunaan informasi.

 

Pasal 9

Pimpinan rumah sakit, kepala departemen, unit layanan dan staf wajib dilatih tentang prinsip pengelolaan dan penggunaan sistem informasi sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.

 

Pasal 10

Data dan informasi klinis serta non klinis diintegrasikan sesuai kebutuhan dan digunakan dalam mendukung proses pengambilan keputusan.

 

Pasal 11

Rumah sakit menjaga kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi melalui proses untuk mengelola dan mengontrol akses.
a) Rumah sakit menerapkan proses untuk memastikan kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi sesuai dengan peraturan perundangan.
b) Rumah sakit menerapkan proses pemberian akses kepada staf yang berwenang untuk mengakses data dan informasi, termasuk entry ke dalam rekam medis pasien.
c) Rumah sakit memantau kepatuhan terhadap proses ini dan mengambil tindakan ketika terjadi terjadi pelanggaran terhadap kerahasiaan, keamanan, atau integritas data.

 

Pasal 12

Rumah sakit menjaga kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi melalui proses yang melindungi data dan informasi dari kehilangan, pencurian, kerusakan, dan penghancuran.
a) Data dan informasi yang disimpan terlindung dari kehilangan, pencurian, kerusakan, dan penghancuran.
b) Rumah sakit menerapkan pemantauan dan evaluasi terhadap keamanan data dan informasi.
c) Rumah sakit melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan keamanan data dan informasi.

 

BAB III
Pengelolaan Dokumen

 

Pasal 1

Rumah Sakit menerapkan proses pengelolaan dokumen, termasuk kebijakan, pedoman, prosedur, dan program kerja secara konsisten dan seragam.

 

Pasal 2

Rumah sakit menerapkan pengelolaan dokumensebagai berikut :.
a) Peninjauan dan persetujuan semua dokumen oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan
b) Proses dan frekuensi peninjauan dokumen serta persetujuan berkelanjutan
c) Pengendalian untuk memastikan bahwa hanya dokumen versi terbaru/terkini dan relevan yang tersedia
d) Bagaimana mengidentifikasi adanya perubahan dalam dokumen
e) Pemeliharaan identitas dan keterbacaan dokumen
f) Proses pengelolaan dokumen yang berasal dari luar rumah sakit
g) Penyimpanan dokumen lama yang sudah tidak terpakai (obsolete) setidaknya selama waktu yang ditentukan oleh peraturan perundangan, sekaligus memastikan bahwa dokumen tersebut tidak akan salah digunakan
h) Identifikasi dan pelacakan semua dokumen yang beredar (misalnya, diidentifikasi berdasarkan judul, tanggal terbit, edisi dan/atau tanggal revisi terbaru, jumlah halaman, dan nama orang yang mensahkan pada saat penerbitan dan revisi dan/atau meninjau dokumen tersebut)

 

Pasal 3

Rumah sakit menetapkan format yang seragam untuk semua dokumen sejenis sesuai dengan ketentuan rumah sakit. (TATA NASKAH).

 

Pasal 4

Dokumen internal rumah sakit terdiri dari regulasi dan dokumen pelaksanaan, disusun dalam beberapa tingkat dokumen internal, yaitu:
a) dokumen tingkat pemilik/korporasi;
b) dokumen tingkat rumah sakit; dan
c) dokumen tingkat unit (klinis dan non klinis), mencakup: 1) Kebijakan di tingkat unit (klinis dan non klinis); 2) Pedoman pengorganisasian; 3) Pedoman pelayanan/penyelenggaraan ; 4) Standar operasional prosedur (SOP); 5) Program kerja unit (tahunan).

 

Pasal 5

Kebutuhan data dan informasi dari pihak dalam dan luar rumah sakit dipenuhi secara tepat waktu dalam format yang memenuhi harapan pengguna dan dengan frekuensi yang diinginkan.

 

 

BAB III
Rekam Medis

Pasal 1

Rumah sakit menetapkan penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis terkait asuhan pasien sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
a) Rumah sakit menetapkan regulasi tentang penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
b) b) Rumah sakit menetapkan unit penyelenggara rekam medis dan 1 (satu) orang yang kompeten mengelola rekam medis.
c) Rumah Sakit wajib menerapkan penyelenggaraan Rekam Medis yang dilakukan sejak pasien masuk sampai pasien pulang, dirujuk, atau meninggal.
d) Rumah Sakit menyediakan penyimpanan rekam medis yang menjamin keamanan dan kerahasiaan baik kertas maupun elektronik.

Pasal 2

Setiap pasien memiliki rekam medis yang terstandar dalam format yang seragam dan selalu diperbaharui (terkini) dan diisi sesuai dengan ketetapan rumah sakit dalam tatacara pengisian rekam medis.
a) Setiap pasien harus memiliki rekam medik dengan satu nomor RM sesuai sistem penomoran yang ditetapkan.
b) Rekam medis rawat jalan, rawat inap, gawat darurat dan pemeriksaan penunjang disusun dan diisi sesuai ketetapan rumah sakit.
c) Formulir rekam medis dievaluasi dan diperbaharui (terkini) sesuai dengan kebutuhan dan secara periodik.

 

Pasal 3

Rumah sakit menetapkan informasi yang akan dimuat pada rekam medis pasien.
a) Rekam medis pasien telah berisi informasi yang sesuai dengan ketetapan rumah sakit dan peraturan perundangan yang berlaku.
b) Rekam medis pasien mengandung informasi yang memadai meliputi :
i. Mengidentifikasi pasien;
ii. Mendukung diagnosis;
iii. Justifikasi/dasar pemberian pengobatan;
iv. Mendokumentasikan hasil pemeriksaan dan hasil pengobatan;
v. Memuat ringkasan pasien pulang (discharge summary); dan
vi. Meningkatkan kesinambungan pelayanan diantara Profesional Pemberi Asuhan (PPA).

Pasal 4

Setiap catatan (entry) pada rekam medis pasien mencantumkan identitas Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang menulis dan kapan catatan tersebut ditulis di dalam rekam medis.
a) PPA mencantumkan identitas secara jelas pada saat mengisi RM.
b) Tanggal dan waktu penulisan setiap catatan dalam rekam medis pasien dapat diidentifikasi.
c) Terdapat prosedur koreksi penulisan dalam pengisian RM elektronik dan non elektronik.
d) Telah dilakukan pemantauan dan evaluasi terhadap penulisan identitas, tanggal dan waktu penulisan catatan pada rekam medis pasien serta koreksi penulisan catatan dalam rekam medis, dan hasil evaluasi yang ada telah digunakan sebagai dasar upaya perbaikan di rumah sakit.

Pasal 5

Rumah sakit menggunakan kode diagnosis, kode prosedur, penggunaan simbol dan singkatan baku yang seragam dan terstandar.
a) Penggunaan kode diagnosis, kode prosedur, singkatan dan simbol sesuai dengan ketetapan rumah sakit.
b) Dilakukan evaluasi secara berkala penggunaan kode diagnosis, kode prosedur, singkatan dan simbol yang berlaku di rumah sakit dan hasilnya digunakan sebagai upaya tindak lanjut untuk perbaikan.

Pasal 6

Rumah sakit menjamin keamanan, kerahasiaan dan kepemilikan rekam medis serta privasi pasien.
a) Rumah sakit menentukan otoritas pengisian rekam medis termasuk isi dan format rekam medis.
b) Rumah Sakit menentukan hak akses dalam pelepasan informasi rekam medis
Rumah sakit menjamin otentifikasi, keamanan dan kerahasiaan data rekam medis baik kertas maupun elektronik sebagai bagian dari hak pasien.

Pasal 7

Rumah sakit mengatur lama penyimpanan rekam medis, data, dan informasi pasien.
a) Rumah sakit memiliki regulasi jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis (kertas/elektronik), serta data dan informasi lainnya terkait dengan pasien dan prosedur pemusnahan-nya sesuai dengan peraturan perundangan.
b) Dokumen, data dan/informasi terkait pasien dimusnahkan setelah melampaui periode waktu penyimpanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dengan prosedur yang tidak membahayakan keamanan dan kerahasiaan.
c) Dokumen, data dan/atau informasi tertentu terkait pasien yang bernilai guna, disimpan abadi (permanen) sesuai dengan ketetapan rumah sakit.

 

Pasal 8

Dalam upaya perbaikan kinerja, rumah sakit secara teratur melakukan evaluasi atau pengkajian rekam medis.
a) Rumah sakit menetapkan komite/tim rekam medis.
b) Komite/tim secara berkala melakukan pengkajian rekam medis pasien secara berkala setiap tahun dan menggunakan sampel yang mewakili (rekam medis pasien yang masih dirawat dan pasien yang sudah pulang).
c) Fokus pengkajian paling sedikit mencakup pada ketepatan waktu, keterbacaan, kelengkapan rekam medis dan isi rekam medis sesuai dengan peraturan perundangan.
d) Hasil pengkajian yang dilakukan oleh komite/tim rekam medis dilaporkan kepada pimpinan rumah sakit dan dibuat upaya perbaikan.

 

BAB IV
Teknologi Informasi Kesehatan

Pasal 1

Rumah sakit menerapkan sistem teknologi informasi kesehatan di pelayanan kesehatan untuk mengelola data dan informasi klinis serta non klinis sesuai peraturan perundang-undangan.
a) Rumah sakit menetapkan regulasi tentang penyelenggaraan teknologi informasi kesehatan
b) Rumah sakit menerapkan SIMRS sesuai dengan ketetapan dan peraturan perundangan yang berlaku.
c) Rumah sakit menetapkan unit yang bertanggung jawab sebagai penyelenggara SIMRS dan dipimpim oleh staf kompeten.
d) Data serta informasi klinis dan non klinis diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung pengambilan keputusan
e) Rumah sakit menerapkan proses untuk menilai efektifitas sistem rekam medis elektronik dan melakukan upaya perbaikan terkait hasil penilaian yang ada.

 

Pasal 2

Rumah sakit mengembangkan, memelihara, dan menguji program untuk mengatasi waktu henti (downtime) dari sistem data, baik yang terencana maupun yang tidak terencana.
a) Ditetapkan prosedur yang harus dilakukan jika terjadi waktu henti sistem data (down time) untuk mengatasi masalah pelayanan.
b) Staf dilatih dan memahami perannya di dalam prosedur penanganan waktu henti sistem data (down time), baik yang terencana maupun yang tidak terencana.
c) Rumah sakit melakukan evaluasi pasca terjadinya waktu henti sistem data (down time) dan menggunakan informasi dari data tersebut untuk persiapan dan perbaikan apabila terjadi waktu henti (down time) berikutnya.

BAB V
Tata Organisasi SIMRS 

Pasal 1
Untuk melaksanakan kegiatan SIMRS dan IT, maka perlu dibentuk dan ditetapkan Unit SIMRS, yang berada dalam pengawasan Kepala Sub Bagian Umum (bisa di tempat lain dalam SOTK sesuai RS masing-masing).

Pasal 2
Struktur Organisasi, Tugas, Wewenang dan Tanggung jawab; Kepala dan Staf Unit SIMRS dan IT diatur dan ditetapkan didalam pedoman Organisasi Unit SIMRS. Untuk melaksanakan semua ketentuan yang ada dalam Peraturan ini.

 

BAB VI
Penutup

 

Pasal 1

Dengan diberlakukannya Peraturan ini maka Pedoman Kerja Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) Di Rumah Sakit STARKES yang terbit sebelumnya dinyatakan tidak berlaku lagi;

 

Pasal 2

Peraturan ini berlaku sejak ditetapkan dengan ketentuan akan dievaluasi secara berkala sekurang-kurangnya selama 3 (tiga) tahun sekali dan akan diperbaiki sebagaimana mestinya apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan atau keadaan baru yang memerlukan perubahan;

Ditetapkan di : JAKARTA
Pada tanggal : 5 Oktober 2022

DIREKTUR 

 

B. Pedoman SIMRS Terperinci 

LAMPIRAN  : PERATURAN RUMAH SAKIT STARKES  NOMOR : xxx/RS/X/2022
TENTANG : PEDOMAN KERJA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RS (SIMRS)  DI RUMAH SAKIT STARKES.

BAB I  – PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam melakukan proses manajemen informasi, rumah sakit menggunakan memerlukan metode pengembangan yang sesuai dengan sumber daya rumah sakit, dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi.

Berangkat dari pelayanan administrasi di Rumah Sakit, baik dari bidang medis maupun non medis yang semakin besar dan kompleks, serta kebutuhan informasi yang cepat dan akurat maka pelayanan bagian Sistem Informasi diperlukan. Untuk menjaga kualitas pelayanan dari Sistem Informasi Manajemen, maka perlu dibuat pedoman pelayanan ini.

Kebutuhan Informasi di rumah sakit meliputi kebutuhan informasi secara internal dan eksternal.

 

B. Tujuan

Tersedianya pedoman bagi petugas di Bagian SIMRS agar dapat meningkatkan kemampuan dan mutu pelayanan yang sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi kesehatan, perubahan peraturan perundang-undangan dan harapan masyarakat dalam memberikan pelayanan dibidang Sistem Informasi yang berorientasi kepada mutu dan keselamatan pasien, serta mudah dan nyaman digunakan oleh user.

Rumah sakit memiliki, mengelola, dan menggunakan informasi untuk meningkatkan luaran (outcome) bagi pasien, kinerja staf dan kinerja rumah sakit secara umum.

Dalam melakukan proses manajemen informasi, rumah sakit menggunakan metode pengembangan yang sesuai dengan sumber daya rumah sakit, dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi. Proses manajemen informasi tersebut juga mencakup:

  1. Misi rumah sakit,
  2. Layanan yang diberikan,
  3. Sumber daya,
  4. Akses ke teknologi informasi kesehatan, dan
  5. Dukungan untuk menciptakan komunikasi efektif antar Professional Pemberi Asuhan (PPA).

Untuk memberikan asuhan pasien yang terkoordinasi dan terintegrasi, rumah sakit bergantung pada informasi tentang perawatan pasien. Informasi merupakan salah satu sumber daya yang harus dikelola secara efektif oleh pimpinan rumah sakit.

Pelaksanaan asuhan pasien di rumah sakit adalah suatu proses yang kompleks yang sangat bergantung pada komunikasi dan informasi. Komunikasi dilakukan antara rumah sakit dengan pasien dan keluarga, antar Professional Pemberi Asuhan (PPA), serta komunitas di wilayah rumah sakit. Kegagalan dalam komunikasi adalah salah satu akar masalah pada insiden keselamatan pasien yang paling sering dijumpai. Sering kali, kegagalan komunikasi terjadi akibat tulisan yang tidak terbaca, penggunaan singkatan, simbol dan kode yang tidak seragam di dalam rumah sakit.

Seiring dengan perjalanan waktu dan perkembangannya, rumah sakit diharapkan mampu mengelola informasi secara lebih efektif dalam hal:

  1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi;
  2. Mengembangkan sistem informasi manajemen;
  3. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan;
  4. Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi;
  5. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik;
  6. Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;
  7. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja.

Tujuan dari pedoman ini dapat antara lain :

Tujuan selanjutnya adalah  dalam pemberian pelayanan kepada pasien, teknologi informasi kesehatan sangat dibutuhkan untuk meningkatkan efektifitas, efisiensi dan keamanan dalam proses komunikasi dan informasi,antara lain :

 

C. Ruang Lingkup Pelayanan

Ruang lingkup bidang pelayanan bagian SIMRS meliputi :

  1. Manajemen informasi
  2. Pengelolaan dokumen
  3. Sistem Informasi untuk Rekam medis pasien
  4. Teknologi Informasi Kesehatan di Pelayanan Kesehatan

 

Ruang lingkup pelayanan SIMRS bila di tinjau dari alur kerja maka dapat dikelompokan sebagai berikut :

  1. Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi
  2. Mengembangkan sistem informasi manajemen;
  3. Menetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan;
  4. Menganalisis data dan mengubahnya menjadi informasi;
  5. Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik;
  6. Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;
  7. Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja.
  8. Pengelolaan IT RS meliputi : Hardware, Software, Jaringan , dan bekerjasama dengan Unit Lain melakukan pelatihan IT di rumah sakit.

 

D. Landasan Hukum

  1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
  2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan.
  3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
  4. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran.
  5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2014 Tentang Sistem Informasi Kesehatan.
  6. 6. Keputusan Menteri Kesehatan No. 129 Tahun 2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit.
  7. Peraturan Menteri Kesehatan No. 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen RS
  8. PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 24 TAHUN 2022 TENTANG REKAM MEDIS.
  9. KEPUTUSAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR HK.01.07/MENKES/1423/2022 TENTANG PEDOMAN VARIABEL DAN META DATA PADA PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS ELEKTRONIK.
  10. 10. Keputusan Yayasan Rumah Sakit STARKES No. 1.02 / Skep. / YAYRSBR / I / 2014 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kelola Rumah Sakit STARKES.

 

 

BAB II – STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Agar pelayanan SIMRS dapat terselenggarakan dengan mutu yang dapat dipertanggungjawabkan, maka pelayanan SIM harus dilakukan oleh tenaga yang profesional.

Kualifikasi tenaga yang harus tersedia :

 

Tabel Kualifikasi SDM Bagian SIM RumahSakit

NAMA JABATAN

 KUALIFIKASI FORMAL & INFORMAL JUMLAH KEBUTUHAN
Ka Bagian Strata 1 1
Analis Sistem Strata 1 1
Programer SMU/SMK/D1/D2/D3/Strata 1 1
IT Support SMU/SMK/D1/D2/D3/Strata 1 1
Administrasi & Pengelola Informasi  RS SMU/SMK/D1/D2/D3/Strata 1 1

 

B. Distribusi Ketenagaan

Sumber daya manusia bagian SIMRS yang sesuai berjumlah 5 orang dan sesuai dengan struktur organisasi bagian SIMRS. Adapun pendistribusian SDM Bagian SIM RS  adalah sebagai berikut:

Tabel Distribusi SDM Bagian SIMRS

NAMA JABATAN KUALIFIKASI FORMAL
& INFORMAL		 JUMLAH
KEBUTUHAN
Ka Bagian Strata 1 1
Analis Sistem Strata 1 1
Programer SMU/SMK/D1/D2/D3/Strata 1 1
IT Support SMU/SMK/D1/D2/D3/Strata 1 1
Administrasi & Pengelola Informasi  RS SMU/SMK/D1/D2/D3/Strata 1 1

 

C. Pengaturan Waktu Kerja

Sumber Daya Manusia di Unit SIMRS Dinas pada sift pagi, di karenakan aktifitas yang padat karya terjadi pada shift pagi. Sehingga diharapkan Unit SIMRS bisa mensupport kegiatan semua unit di RS.

Untuk pelaksanaan pekerjaan yang membutuhkan aktivitas yang rendah, misal maintenance server dan lainnya; maka Shift kerja dapat di pindah menjadi sore atau malam hari, sehingga aktifitas maintenance tidak begitu mengganggu aktivitas RS.

Unit SIMRS bekerja pula secara Remote;  shift kerja secara remote bisa pagi, sore dan malam hari;  terutama untuk penanganan data dan informasi yang terjadi diluar jam kerja atau saat libur kerja.

BAB III – STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang 

(Ada pada lampiran)

 

B. Sarana dan Prasarana

Ruang bagian SIM berisi :

No. Nama Barang Jumlah Awal
1 Meja Kerja 1
2 Laptop 1
3 Internet 1
4 Rak Buku 1
5 Alat tulis 1
6 Pesawat telpon 1
7 Printer 1
8 White board 1
9 Tempat sampah 1
10 Meja teknisi 1
11 Meja programmer 1
12 Rak teknisi 1
13 AC 1

 

Ruang Server Berisi:

 

No. Nama Barang Jumlah Awal
1 Server 3 unit
2 Swithhub 1 set
3 AC 1 bh
5 Kamera CCTV 1 bh
6 Termometer & Higrometer 1 bh
7 UPS 1 bh
8 Telepon 1 bh

 

Ruang Kontrol Jaringan berisi ( berada di ruang rekam medis) :

No. Nama Barang Jumlah Awal
1. Swithhub 4
2. PHBX 1
3. MODEM / ROUTER 1
4 AC 1
5 Pesawat telpon 1

 

 

D. Standar Fasilitas

Sarana dan prasarana ditujukan untuk terselenggaranya pelayanan SIMRS yang aman, efisien sesuai dengan peraturan yang berlaku, serta dimungkinkan petugas SIM bekerja dengan nyaman, aman dan optimal.

 

BAB IV – TATA KERJA SIMRS

A. MANAJEMEN INFORMASI

Rumah sakit menetapkan proses manajemen informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi internal maupun eksternal.

 1. Pengelolaan Informasi selama masa perawatan pasien

Pengelolaan harus aman dan efektif terhadap Informasi yang diperoleh selama masa perawatan pasien.

Kemampuan memperoleh dan menyediakan informasi tersebut memerlukan perencanaan yang efektif. Perencanaan ini melibatkan masukan dari berbagai sumber yang membutuhkan data dan informasi, termasuk:

  1. Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang memberikan pelayanan kepada pasien
  2. Pimpinan rumah sakit dan para kepala departemen/unit layanan
  3. Staf, unit pelayanan, dan badan/individu di luar rumah sakit yang membutuhkan atau memerlukan data atau informasi tentang operasional dan proses perawatan rumah sakit

Dalam menyusun perencanaan, ditentukan prioritas kebutuhan informasi dari sumber-sumber strategi manajemen informasi rumah sakit sesuai dengan ukuran rumah sakit, kompleksitas pelayanan, ketersediaan staf terlatih, dan sumber daya manusia serta teknikal lainnya.

Perencanaan yang komprehensif meliputi seluruh unit kerja dan pelayanan yang ada di rumah sakit. Rumah sakit melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala sesuai ketentuan rumah sakit terhadap perencanaan tersebut. Selanjutnya, rumah sakit melakukan upaya perbaikan berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi berkala yang telah dilakukan .

Pada saat rumah sakit menyelenggarakan program penelitian dan atau pendidikan kesehatan maka pengelolaan terdapat data dan informasi yang mendukung asuhan pasien, pendidikan, serta riset telah tersedia tepat waktu dari sumber data terkin.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan informasi selamat masa perawatan pasien adalah :

  1. Pengelolaan dilakukan sesuai dengan regulasi.
  2. Semua proses harus tercatat dan dapat dibuktikan.
  3. Proses yang diterapkan sesuai dengan ukuran rumahsakit, kompleksitas layanan, ketersediaan staf terlatih, sumber daya teknis, dan sumber daya lainnya.
  4. Rumah sakit melakukan pemantauan dan evaluasi secara berkala sesuai ketentuan rumah sakit serta upaya perbaikan terhadap pemenuhan informasi internal dan eksternal dalam mendukung asuhan, pelayanan, dan mutu serta keselamatan pasien.
  5. Apabila terdapat program penelitian dan atau pendidikan Kesehatan di rumah sakit, terdapat bukti bahwa data dan informasi yang mendukung asuhan pasien, pendidikan, serta riset telah tersedia tepat waktu dari sumber data terkini.

 

 2. Pelatihan prinsip manajemen dan penggunaan informasi

Seluruh komponen dalam rumah sakit termasuk pimpinan rumah sakit, PPA, kepala unit klinis/non klinis dan staf dilatih mengenai prinsip manajemen dan penggunaan informasi.

Seluruh komponen dalam rumah sakit termasuk pimpinan rumah sakit, PPA, kepala unit klinis/non klinis dan staf akan mengumpulkan dan menganalisis, serta menggunakan data dan informasi. Dengan demikian, mereka harus dilatih tentang prinsip pengelolaan dan penggunaan informasi agar dapat berpartisipasi secara efektif.

Pelatihan tersebut berfokus pada:

Semua staf dilatih sesuai tanggung jawab, uraian tugas, serta kebutuhan data dan informasi. Rumah sakit yang menggunakan sistem rekam medis elektronik harus memastikan bahwa staf yang dapat mengakses, meninjau, dan/atau mendokumentasikan dalam rekam medis pasien telah mendapatkan edukasi untuk menggunakan sistem secara efektif dan efisien.

PPA, peneliti, pendidik, kepala unit klinis / non klinis sering kali membutuhkan informasi untuk membantu mereka dalam pelaksanaan tanggung jawab. Informasi demikian termasuk literatur ilmiah dan manajemen, panduan praktik klinis, hasil penelitian, metode pendidikan. Internet, materi cetakan di perpustakaan, sumber pencarian daring (online), dan materi pribadi yang semuanya merupakan sumber yang bernilai sebagai informasi terkini.

 Proses manajemen informasi memungkinkan penggabungan informasi dari berbagai sumber dan menyusun laporan untuk menunjang pengambilan keputusan. Secara khusus, kombinasi informasi klinis dan non klinis membantu pimpinan departemen/pelayanan untuk menyusun rencana secara kolaboratif. Proses manajemen informasi mendukung para pimpinan departemen/pelayanan dengan data perbandingan dan data longitudinal terintegrasi.

Hal-hal yang harus dipenuhi dalam kegiatan ini meliputi :

 

 3. Kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi.

Rumah sakit menjaga kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi melalui proses untuk mengelola dan mengontrol akses.

Rumah sakit menjaga kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi melalui proses yang melindungi data dan informasi dari kehilangan, pencurian, kerusakan, dan penghancuran.

Rumah sakit menjaga kerahasiaan, keamanan, integritas data dan informasi pasien yang bersifat sensitif. Keseimbangan antara keterbukaan dan kerahasiaan data harus diperhatikan. Tanpa memandang apakah rumah sakit menggunakan sistem informasi menggunakan kertas dan/atau elektronik, rumah sakit harus menerapkan langkah-langkah untuk mengamankan dan melindungi data dan informasi yang dimiliki.

Data dan informasi meliputi rekam medis pasien, data dari peralatan dan perangkat medis, data penelitian, data mutu, data tagihan, data sumber daya manusia, data operasional dan keuangan serta sumber lainnya, sebagaimana berlaku untuk rumah sakit. Langkah-langkah keamanan mencakup proses untuk mengelola dan mengontrol akses. Sebagai contoh, untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan rekam medis pasien, rumah sakit menentukan siapa yang berwenang untuk mengakses rekam medis dan tingkat akses individu yang berwenang terhadap rekam medis tersebut. Jika menggunakan sistem informasi elektronik, rumah sakit mengimplementasikan proses untuk memberikan otorisasi kepada pengguna yang berwenang sesuai dengan tingkat akses mereka.

Bergantung pada tingkat aksesnya, pengguna yang berwenang dapat memasukkan data, memodifikasi, dan menghapus informasi, atau hanya memiliki akses untuk hanya membaca atau akses terbatas ke beberapa sistem/modul. Tingkat akses untuk sistem rekam medis elektronik dapat mengidentifikasi siapa yang dapat mengakses dan membuat entry dalam rekam medis, memasukkan instruksi untuk pasien, dan sebagainya.

Rumah sakit juga menentukan tingkat akses untuk data lainnya seperti data peningkatan mutu, data laporan keuangan, dan data kinerja rumah sakit. Setiap staf memiliki tingkat akses dan kewenangan yang berbeda atas data dan informasi sesuai dengan kebutuhan, peran dan tanggung jawab staf tersebut.

Proses pemberian otorisasi yang efektif harus mendefinisikan:

Untuk rumah sakit dengan sistem informasi elektronik, pemantauan terhadap data dan informasi pasien melalui audit keamanan terhadap penggunaan akses dapat membantu melindungi kerahasiaan dan keamanan. Rumah sakit menerapkan proses untuk secara proaktif memantau catatan penggunaan akses. Pemantauan keamanan dilakukan secara rutin sesuai ketentuan rumah sakit untuk mengidentifikasi kerentanan sistem dan pelanggaran terhadap kebijakan kerahasiaan dan keamanan. Misalnya, sebagai bagian dari proses ini, rumah sakit dapat mengidentifikasi pengguna sistem yang telah mengubah, mengedit, atau menghapus informasi dan melacak perubahan yang dibuat pada rekam medis elektronik. Hasil proses pemantauan tersebut dapat digunakan untuk melakukan validasi apakah penggunaan akses dan otorisasi telah diterapkan dengan tepat. Pemantauan keamanan juga efektif dalam mengidentifikasi kerentanan dalam keamanan, seperti adanya akses pengguna yang perlu diperbarui atau dihapus karena perubahan atau pergantian staf.

Saat menggunakan rekam medis elektronik, langkah-langkah keamanan tambahan untuk masuk/login ke dalam sistem harus diterapkan. Sebagai contoh, rumah sakit memiliki proses untuk memastikan bahwa staf mengakses sistem (login) menggunakan kredensial unik yang diberikan hanya untuk mereka dan kredensial tersebut tidak dipakai bersama orang lain. Selain proses untuk mengelola dan mengendalikan akses, rumah sakit memastikan bahwa seluruh data dan informasi rekam medis berbentuk cetak atau elektronik dilindungi dari kehilangan, pencurian, gangguan, kerusakan, dan penghancuran yang tidak diinginkan.

Penting bagi rumah sakit untuk menjaga dan memantau keamanan data dan informasi, baik yang disimpan dalam bentuk cetak maupun elektronik terhadap kehilangan, pencurian dan akses orang yang tidak berwenang. Rumah sakit menerapkan praktik terbaik untuk keamanan data dan memastikan penyimpanan catatan, data, dan informasi medis yang aman dan terjamin. Contoh langkah-langkah dan strategi keamanan termasuk, tetapi tidak terbatas pada, berikut ini:

Hal-hal yang harus dipenuhi untuk kegiatan ini adalah :

 

B. PENGELOLAAN DOKUMEN INFORMASI

 1. Pengelolaan Dokumen yang konsisten dan seragam

Rumah Sakit menerapkan proses pengelolaan dokumen, termasuk kebijakan, pedoman, prosedur, dan program kerja secara konsisten dan seragam.

Kebijakan dan prosedur bertujuan untuk memberikanacuan yang seragam mengenai fungsi klinis dan non-klinis di rumah sakit. Rumah Sakit dapat membuat Tata naskah untuk memandu cara menyusun dan mengendalikan dokumen misalnya kebijakan, prosedur, dan program rumah sakit.

Dokumen pedoman tata naskah mencakup beberapa komponen kunci sebagai berikut:

  1. Peninjauan dan persetujuan semua dokumen oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan
  2. Proses dan frekuensi peninjauan dokumen serta persetujuan berkelanjutan
  3. Pengendalian untuk memastikan bahwa hanya dokumen versi terbaru/terkini dan relevan yang tersedia
  4. Bagaimana mengidentifikasi adanya perubahan dalam dokumen
  5. Pemeliharaan identitas dan keterbacaan dokumen
  6. Proses pengelolaan dokumen yang berasal dari luar rumah sakit
  7. Penyimpanan dokumen lama yang sudah tidak terpakai (obsolete) setidaknya selama waktu yang ditentukan oleh peraturan perundangan, sekaligus memastikan bahwa dokumen tersebut tidak akan salah digunakan
  8. Identifikasi dan pelacakan semua dokumen yang beredar (misalnya, diidentifikasi berdasarkan judul, tanggal terbit, edisi dan/atau tanggal revisi terbaru, jumlah halaman, dan nama orang yang mensahkan pada saat penerbitan dan revisi dan/atau meninjau dokumen tersebut)

Proses-proses tersebut diterapkan dalam menyusun serta memelihara dokumen termasuk kebijakan, prosedur, dan program kerja.

Dokumen internal rumah sakit terdiri dari regulasi dan dokumen pelaksanaan. Terdapat beberapa tingkat dokumen internal, yaitu:

  1. dokumen tingkat pemilik/korporasi;
  2. dokumen tingkat rumah sakit; dan
  3. dokumen tingkat unit (klinis dan non klinis), mencakup:
    • (1) Kebijakan di tingkat unit (klinis dan non klinis)
    • (2) Pedoman pengorganisasian
    • (3) Pedoman pelayanan/penyelenggaraan
    • (4) Standar operasional prosedur (SOP)
    • (5) Program kerja unit (tahunan)

Hal-hal yang harus ada terkait Pengelolaan Dokumen yang konsisten dan seragam :

 

 2. Kebutuhan data dan informasi dari pihak dalam dan luar rumah sakit dipenuhi secara tepat waktu dalam format yang memenuhi harapan pengguna dan dengan frekuensi yang diinginkan

Penyebaran data dan informasi untuk memenuhi kebutuhan pihak di dalam dan di luar rumah sakit merupakan aspek penting dari manajemen informasi. Rumah sakit menetapkan mekanisme untuk melakukan penyebaran data secara internal dan eksternal. Mekanisme tersebut mengatur agar data yang diberikan tepat waktu dan menggunakan format yang ditetapkan.

Secara internal, penyebaran data dan informasi dapat dilakukan antar Profesional Pemberi Asuhan (PPA) yang merawat pasien, termasuk dokter, perawat, dietisien, apoteker, dan staf klinis lainnya yang memerlukan akses ke informasi terbaru dan semua bagian dari rekam medis pasien.

Secara eksternal, rumah sakit dapat memberikan data dan informasi kepada Kementerian Kesehatan, dinas kesehatan, tenaga kesehatan (seperti dokter perawatan primer pasien di komunitas), layanan dan organisasi kesehatan luar (seperti laboratorium luar atau rumah sakit rujukan), dan individu (seperti pasien yang meminta rekam medis mereka setelah keluar dari rumah sakit).

Format dan kerangka waktu untuk menyebarkan data dan informasi dirancang untuk memenuhi harapan pengguna sesuai dengan layanan yang diberikan. Ketika data dan informasi dibutuhkan untuk perawatan pasien, data dan informasi tersebut harus disediakan pada waktu yang tepat guna mendukung kesinambungan perawatan dan keselamatan pasien.

Contoh penyebaran informasi untuk memenuhi harapan pengguna meliputi beberapa hal di bawah ini namun tidak terbatas pada :

Hal-hal yang harus terpenuhi adalah :

C. PENGELOLAAN REKAM MEDIS

Rumah sakit menetapkan penyelenggaraan dan pengelolaan rekam medis terkait asuhan pasien sesuai dengan  peraturan perundang-undangan.

Penyelenggaraan rekam medis merupakan proses kegiatan yang dimulai sejak saat pasien diterima rumah sakit dan mendapat asuhan medis, keperawatan, dan profesional pemberi asuhan lainnya. Proses penyelenggaraan rekam medis ini dilanjutkan sampai dengan pasien pulang, dirujuk, atau meninggal.

Kegiatan pengelolaan rekam medis yang meliputi: penerimaan pasien, asembling, analisis koding, indeksing, penyimpanan, pelaporan dan pemusnahan.

Rumah sakit menetapkan unit yang mengelola sistem rekam medis secara tepat, bernilai, dan dapat dipertanggungjawabkan. Unit kerja rekam medis memiliki struktur organisasi, uraian tugas, fungsi, tanggungjawab dan tata hubungan kerja dengan unit pelayanan lain.

Informasi kesehatan (rekam medis) baik kertas maupun elektronik harus dijaga keamanan dan kerahasiaannya dan disimpan sesuai dengan peraturan perundangan. Informasi kesehatan yang dikelola secara elektronik harus menjamin keamanan dan kerahasiaan dalam 3 (tiga) tempat, yaitu server di dalam rumah sakit, salinan (backup) data rutin,dan data virtual (cloud) atau salinan (backup) data di luar rumah sakit.

Penyimpanan dokumen fisik rekam medis mencakup lokasi yang tidak terkena panas serta aman dari air dan api, hanya dapat diakses oleh staf yang berwenang dan memastikan ruang penyimpanan rekam medis fisik memiliki suhu dan tingkat kelembaban yang tepat.

Pedoman terperinci di atur tersendiri dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis.

 

D. Pengelolaan Teknologi Kesehatan di Pelayanan Kesehatan.

 1. Rumah sakit menerapkan sistem teknologi informasi kesehatan di pelayanan kesehatan untuk mengelola data dan informasi klinis serta non klinis sesuai peraturan perundang-undangan

Sistem teknologi informasi di pelayanan kesehatan merupakan seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, teknologi, perangkat dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan yang berguna dalam mendukung peningkatan mutu pelayanan dan pembangunan kesehatan.

Untuk mendapatkan hasil yang optimal dalam pencapaian sistem informasi kesehatan diperlukan SIMRS yang menjadi media berupa sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pengumpulan data, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat.

Dalam pengembangan sistem informasi kesehatan, rumah sakit harus mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan yang meliputi:

  1. Kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional
  2. Kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan
  3. Budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan pengurangan biaya adminstrasi dalam pelaksanaan organisasi

Apabila sistem informasi kesehatan yang dimiliki oleh rumah sakit sudah tidak sesuai dengan kebutuhan operasional dalam menunjang mutu pelayanan, maka dibutuhkan pengembangan sistem informasi kesehatan yang mendukung mutu pelayanan agar lebih optimal dengan memperhatikan peraturan yang ada. Sistem teknologi informasi rumah sakit harus dikelola secara efektif dan komprehensif serta terintegrasi.

Individu yang mengawasi sistem teknologi informasi kesehatan bertanggung jawab atas setidaknya hal-hal berikut:

  1. Merekomendasikan ruang, peralatan, teknologi, dan sumber daya lainnya kepada pimpinan rumah sakit untuk mendukung sistem teknologi informasi di rumah sakit.
  2. Mengkoordinasikan dan melakukan kegiatan pengkajian risiko untuk menilai risiko keamanan informasi, memprioritaskan risiko, dan mengidentifikasi perbaikan.
  3. Memastikan bahwa staf di rumah sakit telah dilatih tentang keamanan informasi dan kebijakan serta prosedur yang berlaku.
  4. Mengidentifikasi pengukuran untuk menilai sistem contohnya penilaian terhadap efektifitas sistem rekam medis elektronik bagi staf dan pasien.

Hal-hal yang harus di penuhi dalam pelaksanaan  :

  1. Rumah sakit menetapkan regulasi tentang penyelenggaraan teknologi informasi kesehatan
  2. Rumah sakit menerapkan SIMRS sesuai dengan ketetapan dan peraturan perundangan yang berlaku.
  3. Rumah sakit menetapkan unit yang bertanggung jawab sebagai penyelenggara SIMRS dan dipimpim oleh staf kompeten.
  4. Data serta informasi klinis dan non klinis diintegrasikan sesuai dengan kebutuhan untuk mendukung pengambilan keputusan
  5. Rumah sakit telah menerapkan proses untuk menilai efektifitas sistem rekam medis elektronik dan melakukan upaya perbaikan terkait hasil penilaian yang ada.

 2. Rumah sakit mengembangkan, memelihara, dan menguji program untuk mengatasi waktu henti (downtime) dari sistem data, baik yang terencana maupun yang tidak terencana.

Sistem data adalah bagian yang penting dalam memberikan perawatan/ pelayanan pasien yang aman dan bermutu tinggi. Interupsi dan kegagalan sistem data adalah kejadian yang tidak bisa dihindari. Interupsi ini sering disebut sebagai waktu henti (down time), baik yang terencana maupun tidak terencana. Waktu henti, baik yang direncanakan atau tidak direncanakan, dapat memengaruhi seluruh sistem atau hanya memengaruhi satu aplikasi saja. Komunikasi adalah elemen penting dari strategi kesinambungan pelayanan selama waktu henti.

Pemberitahuan tentang waktu henti yang direncanakan memungkinkan dilakukannya persiapan yang diperlukan untuk memastikan bahwa operasional dapat berlanjut dengan cara yang aman dan efektif. Rumah sakit memiliki suatu perencanaan untuk mengatasi waktu henti (down time), baik yang terencana maupun tidak terencana dengan melatih staf tentang prosedur alternatif, menguji program pengelolaan gawat darurat yang dimiliki rumah sakit, melakukan pencadangan data terjadwal secara teratur, dan menguji prosedur pemulihan data

Hal yang harus dipenuhi dalam :

  1. Terdapat prosedur yang harus dilakukan jika terjadi waktu henti sistem data (down time) untuk mengatasi masalah pelayanan.
  2. Staf dilatih dan memahami perannya di dalam prosedur penanganan waktu henti sistem data (down time), baik yang terencana maupun yang tidak terencana.
  3. Rumah sakit melakukan evaluasi pasca terjadinya waktu henti sistem data (down time) dan menggunakan informasi dari data tersebut untuk persiapan dan perbaikan apabila terjadi waktu henti (down time) berikutnya.

D. PENGELOLAAN INFORMASI SECARA EFEKTIF (A-G)

 a) Tata Laksana Identifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi

Ringkasan :

Langkah mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi di RS STARKES adalah menilai kebutuhan tersebut dalam kriteria sebagai berikut :

Semua komponen di atas harus terpenuhi, tetapi masih terjangkau dengan modalitas dan kemampuan RS STARKES.

Rumah     Sakit     adalah     institusi     pelayanan     kesehatan     yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang  menyediakan  pelayanan  rawat  inap,  rawat  jalan,  dan  gawat darurat.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS  adalah  suatu  sistem  teknologi  informasi  komunikasi  yang memproses  dan  mengintegrasikan  seluruh  alur  proses  pelayanan Rumah   Sakit   dalam   bentuk   jaringan   koordinasi,   pelaporan   dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya  manusia  yang  saling  berkaitan  dan  dikelola  secara  terpadu untuk  mengarahkan  tindakan  atau  keputusan  yang  berguna  dalam mendukung pembangunan kesehatan

# Strategi

  1. Sistem informasi Rumah Sakit harus selaras dengan bisnis utama (core bussines) dari Rumah Sakit itu sendiri, terutama untuk informasi riwayat kesehatan pasien atau rekam medis (tentang indentitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien), informasi kegiatan operasional (termasuk informasi sumber daya manusia, material, alat kesehatan, penelitian serta bank data).
  2. Keberhasilan implementasi sistem informasi bukan hanya ditentukan oleh teknologi informasi tetapi juga oleh faktor lain, seperti proses bisnis, perubahan manajemen, tata kelola IT dan lain-lainnya. Karena itu bukan hanya teknologi tetapi juga kerangka kerja secara komprehensif sistem informasi Rumah Sakit.

 

# Proses Bisnis

 1) Pelayanan Utama (Front Office)

Prosedur pelayanan terintegrasi meliputi proses pendaftaran, proses rawat (jalan atau inap) dan proses pulang (seperti pada gambar berikut).[]

Data yang dimasukan pada proses rawat akan digunakan pada proses rawat dan pulang. Selama proses perawatan, pasien akan menggunakan sumber daya, mendapat layanan dan tindakan dari unit-unit seperti farmasi, laboratorium, radiologi, gizi, bedah, invasive, diagnostic non invasive dan lainnya. Unit tersebut mendapat order/pesanan dari dokter (misalnya berupa resep untuk farmasi, formulir lab dan sejenisnya) dan perawat. Jadi dokter dan perawat sebagai aktor/SDM inti pada proses bisnis Rumah Sakit (seluruh order berasal dari mereka). Karena itu kami menyebutkan inti sistem ini sebagai order communation system.

2) Pelayanan Administratif (Back Office).

Rumah Sakit merupakan unit yang mengelola sumber daya fisik (manusia, uang, mesin/alat kesehatan/aset, material seperti obat, reagen, alat tulis kantor, barang habis pakai dan sejenisnya). Walaupun proses bisnis setiap Rumah Sakit unik tapi tetap terdapat proses umum, diantaranya perencanaan, pembelian/pengadaan, pemeliharaan stok/inventory, pengelolaan Aset, pengelolaan SDM, pengelolaan uang (hutang, piutang, kas, buku besar dan lainnya). Proses back  office ini berhubungan / link dengan proses pada front office.[]

        Proses-proses bisnis tersebut di atas yang melibatkan data-data terstruktur, yang dapat dikelola dengan relational database  management system, selain itu terdapat proses bisnis yang melibatkan data yang tidak terstruktur seperti alur kerja, surat diposisi, email, manajemen proyek, kolaborasi, team work, manajemen dokumen dan sejenisnya.

Kedua Kelompok Pelayanan ini, yaitu : Pelayanan Utama dan Pelayanan Administrasi keduanya harus di support oleh Sistem Manajemen Informasi.

 

# Arsitektur Infrastruktur

Kebutuhan infrastruktur jaringan komputer kedepan bukan hanya untuk kebutuhan Sistem informasi RS saja, tetapi juga harus mampu digunakan untuk berbagai hal, seperti jalur telepon IP, CCTV, Intelegent Building, Medical Equipment dan lain-lain.

Untuk mendukung pelayanan tersebut, maka infrastruktur jaringan komunikasi data yang disyaratkan adalah:

  1. meningkatkan unjuk kerja dan memudahkan untuk melakukan manajemen lalu lintas data pada jaringan komputer, seperti utilisasi, segmentasi jaringan, dan security.
  2. membatasi broadcase domain pada jaringan, duplikasi IP address dan segmentasi jaringan menggunakan VLAN (virtual LAN) untuk setiap gedung dan atau lantai.
  3. memiliki jalur backbone fiber optik dan backup yang berbeda jalur, pada keadaan normal jalur backup digunakan untuk memperkuat kinerja jaringan/redudant, tapi dalam keadaan darurat backup jaringan dapat mengambil alih kegagalan jaringan.
  4. Memanfaatkan peralatan aktif yang ada, baik untuk melengkapi kekurangan sumber daya maupun sebagai backup.
  5. dianjurkan pemasangan oleh vendor jaringan yang tersertifikasi (baik perkabelan maupun perangkat aktif).
  6. dokumentasi sistem jaringan lengkap (perkabelan, konfigurasi, uji coba, dan sejenisnya) baik hardcopy maupun softcopy.
  7. mengingat penggunaan jaringan yang komplek kedepan, maka perangkat aktif mengharuskan pengelolaan bertingkat, seperti adanya:
  8. core switch yang merupakan device vital dalam local area network di Rumah Sakit dimana core switch ini sebagai bacbone lan dan sentral switch yang berperan dalam prosessing semua paket dengan memproses atau men-switch traffic secepat mungkin).
  9. distribution switch yang merupakan suatu device antara untuk keperluan pendistribusian akses antar core switch dengan access switch pada masing-masing gedung, dimana antara sebaiknya distribution switch dan core switch terhubung melalui fiber optic.
  10. acces switch yang merupakan suatu device yang menyediakan user port untuk akses ke network

 # ARSITEKTUR DATA

Untuk menghindari pulau-pulau aplikasi dan memudahkan Kementerian Kesehatan mengolah data yang homogen, maka perlu dibuat arsitektur data yang baik, untuk mengakomodir kebutuhan informasi para pengguna.  Beberapa aspek harus diperhatikan dalam membangun arsitektur data :

  1. Kodefikasi : Kodefikasi selain keharusan untuk otomatisasi/komputerisasi, juga diperlukan untuk integrasi dan penglolaan lebih lanjut seperti statistik.
  2. Mapping : Karena sering berbeda keperluan kodefikasi data, maka diperlukan mapping data untuk integrasi dan pengelolaan lebih lanjut, misalnya mapping kodefikasi antara tarif dengan kode perkiraan/chart of account, mapping kode kabupaten/kota dengan provinsi dan sejenisnya.
  3. Standar pertukaran data antar aplikasi Beberapa software aplikasi yang terpisah, membutuhkan standard pertukaran data agar dapat berkomunikasi satu aplikasi dengan lainnya. Seperti Heath Level 7 (HL7), DICOM, XML dan sejenisnya.
  4. Database : Desain struktur database, sebaiknya mengacu pada best practice database Rumah Sakit dan mengambil dari sumber terbuka serta mempertimbangkan kebutuhan informasi stakeholder terkait.

#ARSITEKTUR APLIKASI

          Mengingat kompleksnya proses bisnis pada Rumah Sakit, berikut ini gambaran arsitektur minimal dan variabel SIMRS yang dapat mengakomodir kebutuhan informasi.

 

b) Tata Laksana Pengembangkan sistem informasi manajemen;

         Dalam mengebangkan sistem informasi manajemen RS, maka tahapan yang harus di laksanakan adalah  I4D (Indentifikasi,define, design, develop, and disseminate):

c) Tata Laksana Penetapkan jenis informasi dan cara memperoleh data yang diperlukan;

Berdasarkan Proses Bisnis yang tertuang di Panduan Mengidentifikasi kebutuhan informasi dan teknologi informasi, maka jenis informasi di bedakan menjadi :

Cara memperoleh informasi di RS STARKES menganut dari perundangan Negara Republik Indonesia. Informasi diberikan dengan memperhatikan :

d). Tata Laksana Analisis data dan mengubahnya menjadi informasi;

 

e) Tata Laksana Panduan Memaparkan dan melaporkan data serta informasi kepada publik;

 

f). Tata Laksana Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;

 Kerahasiaan :

Informasi rahasia adalah informasi yang karena nilainya, perlu disembunyikan dan dilindungi agar tidak terbuka untuk umum atau jatuh kepada pihak lain. Dimana apabila informasi tersebut diketahui oleh umum / pihak lain akan menimbulkan kerugian.

Jenis dan nilai informasi rahasia sangat tergantung dari pemilik, pembuat dan/atau pengelola informasi tersebut. Untuk informasi yang sama, belum tentu mendapat nilai yang sama. Informasi rahasia bagi satu pihak belum tentu informasi rahasia bagi pihak yang lain.

Contoh yang populer tentang informasi rahasia diantaranya adalah informasi kartu kredit, password, diagnose, riwayat sakit, strategi militer, strategi dagang, data-data negosiasi, bahan diplomasi, algoritma sandi, dan lain-lain.

Informasi rahasia dapat diklasifikasikan sesuai kepemilikannya, diantaranya :

  1. rahasia pribadi : adalah informasi rahasia yang dimiliki oleh masing-masing individu, dimana nilai informasinya sangat lekat dengan kepentingan individu tersebut. Misalnya adalah informasi rekening bank, informasi kartu kredit, surat-surat pribadi, kekasih simpanan, dan lain-lain;
  2. rahasia perusahaan : adalah informasi rahasia yang dimiliki perusahaan dan perlu dilindungi oleh pihak manajemen dan karyawannya dari pihak pesaing. Misalnya harga beli bahan produksi, tehnik produksi, formula suatu produk, daftar nama, strategi pemasaran, strategi manajemen dan lain-lain;
  3. rahasia negara : adalah informasi rahasia yang dimiliki oleh negara dan perlu dilindungi oleh aparat pemerintah dan rakyatnya dari pihak asing. Rahasia negara umumnya sangat erat berhubungan dengan kepentingan nasional dan keamanan nasional. Informasi yang dapat dikategorikan rahasia negara diantaranya adalah informasi mengenai strategi perekonomian negara dalam persaingan dagang internasional, informasi hasil intelijen, informasi diplomasi khusus, informasi strategi politik, informasi tehnik persandian nasional, informasi strategi pertahanan negara, informasi tehnis militer dan lain-lain.

Agar informasi rahasia dapat dilindungi dengan baik, perlu dilakukan pendefinisian yang jelas dan konkret tentang informasi apa saja yang dikategorikan sebagai informasi rahasia. Selain itu prosedur pengamanan informasinya perlu didokumentasikan dengan baik agar setiap individu yang bersentuhan dengan informasi tersebut tahu dengan persis bagaimana memperlakukan informasi rahasia itu.

Selain itu yang tidak kalah penting untuk keberhasilan penanganan informasi rahasia adalah pendidikan dan pelatihan pengamanan informasi bagi setiap sumber daya manusianya.

Data yang bersifat rahasia di rumah sakit adalah :

  1. Rekam medis adalah berkas dan dokumen yang bersifat rahasia; berkas berkas rekam medis adalah milik sarana pelayanan kesehatan (mis. rumah sakit) dan isinya yang berupa ringkasan rekam medis merupakan milik pasien.
  2. Biodata pasien, dokter dan karyawan RS.
  3. Data dan Informasi Perusahaan RS yang sifatnya buka informasi public.

 

Keamanan Data dan Informasi :

 Keamanan informasi merupakan upaya untuk melindungi aset informasi dari potensi ancaman. Keamanan informasi secara tidak langsung memastikan kelangsungan bisnis, mengurangi risiko yang muncul, dan memungkinkan Anda mengoptimalkan laba atas investasi. Keamanan informasi berasal dari berbagai ancaman untuk menjamin kelangsungan bisnis, meminimalkan risiko bisnis, serta meningkatkan investasi dan peluang bisnis.

Informasi merupakan aset yang sangat berharga bagi suatu organisasi karena merupakan salah satu sumber daya strategis untuk meningkatkan nilai bisnis dan kepercayaan publik. Oleh karena itu, perlindungan informasi (keamanan informasi)adalah masalah mutlak dan harus dipertimbangkan secara serius di semua tingkat kepemilikan, kontrol, dan karyawan organisasi yang terlibat. Keamanan informasi yang dimaksud meliputi kebijakan, prosedur, proses, dan aktivitas untuk melindungi informasi dari berbagai jenis ancaman yang dapat merugikan kelangsungan hidup organisasi Anda. Keamanan bisa dicapai dengan beberapa cara atau strategi yang biasa dilakukan secara simultan atau dilakukan dalam kombinasi satu dengan yang lainnya.

Strategi dari keamanan informasi masing-masing memiliki fokus dan dibangun tujuan tertentu sesuai kebutuhan. Contoh dari keamanan informasi antara lain   :

  1. Physical security adalah keamanan informasi yang berfokus pada strategi untuk melindungi individu atau anggota organisasi, aset fisik, dan tempat kerja dari berbagai ancaman seperti bahaya kebakaran, akses tidak sah, dan bencana alam.
  2. Personal security adalah keamanan informasi yang berkaitan dengan perlindungan pribadi, biasanya mengacu pada tingkat keamanan fisik.
  3. Operasional security adalah keamanan informasi. Ini menyangkut strategi organisasi untuk memastikan bahwa ia beroperasi tanpa gangguan.
  4. Communication security adalah keamanan informasi yang ditujukan untuk melindungi media komunikasi, teknologi komunikasi, dan hal-hal internal lainnya. Kemampuan menggunakan media dan teknologi komunikasi untuk mencapai tujuan organisasi.
  5. Network security adalah keamanan informasi yang berfokus pada perangkat jaringan, data organisasi Anda, cara Anda melindungi jaringan dan  kontennya, dan kemampuan untuk menggunakan jaringan Anda untuk menjalankan fungsi komunikasi data organisasi Anda.

 

 Integritas Data :

Integritas data sangat penting karena memastikan informasi tidak diubah dan masih benar. Ini membantu menjaga kepercayaan pelanggan dan klien dan melindungi reputasi perusahaan.

Untuk melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi, rumah sakit STARKES menerapkan :

  1. Hak Akses hanya kepada yang berhak, melalui sistem user dan password yang kuat.
  2. Untuk Layanan offline, maka pengakses data dipastikan miliki indentas yang benar dan memiliki kewenangan.
  3. Data Server yang bersifat rahasia, berada di lingkup rumah sakit.
  4. Akses data server terbatas kepada yang berhak dan memiliki wewenang.
  5. Data selalu di Backup, untuk menjamin data tidak hilang.
  6. Terdapat sistem untuk mengatasi Down Time; sehingga data selalu dapat diakses tepat waktu.
  7. Terdapat CCTV untuk Area penyimpanan data.

g). Tata Laksana Mengintegrasikan dan menggunakan informasi untuk peningkatan kinerja.

  1.  Data diintegrasikan untuk mendukung core business rumah sakit.
  2. Data diintegrasikan untuk menghasilkan informasi yang mendukung pelayanan kepada pasien.
  3. Data diintegrasikan dengan tetap memperhatikan perlindungan kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi.
  4. Integrasi data terdokumentasi.
  5. Integrasi data dan Informasi harus senantiasa di evaluasi dan di monitoring.
  6. Data dan Informasi dilakukan oleh Unit atau petugas yang memiliki kewenangan, dengan di buktikan user dan password.

 

 

F. Tata Laksana Rumah sakit wajib menerapkan proses pengelolaan informasi untuk memenuhi kebutuhan PPA, pimpinan rumah sakit, kepala departemen/unit layanan dan badan/individu dari luar rumah sakit, dan mendokumentasikan sebagai bukti kegiatan.
  1. PPA, Pimpinan RS, kepala unit / layanan, diberikan hak dan wewenangan dengan pemberian user dan password.
  2. User dan Password diatur oleh bagian bagian SIMRS, dengan memperhatikan kewewenangan Manajerial petugas yang bersangkutan.
  3. User dan Password sudah mengatur tentang hak dan wewenang serta kategori yang dapat di akses dalam SIMRS.
  4. Penggunaan User dan Password dan pengaksesan data harus tercantum didalam history akses, sehingga dapat di telusuri siapa saja yang mengakses data.
  5. Semua permintaan Informasi yang berasal dari Eksternal rumah sakit harus ditujukan kepada Direktur RS; selanjutnya Direktur RS akan memberikan delegasi pemrosesan data kepada Unit atau petugas yang berkompeten dalam bidang tersebut.
  6. Berdasarkan Hak dan Wewenang yang telah diberikan Direktur kepada petugas / unit tersebut, Bagian SIMRS memberikan dan Hak akses tersebut melakui organisasi kewenangan user dan password yang bersangkutan.

 

G. Tata Laksana Penerapkan Manajemen Informasi sesuai dengan ukuran rumah sakit, kompleksitas layanan, ketersediaan staf terlatih, sumber daya teknis, dan sumber daya lainnya.
 

 

 

H. Tata Laksana Rumah Sakit Pemantauan dan Evaluasi secara berkala, serta upaya perbaikan terhadap pemenuhan informasi internal dan eksternal dalam mendukung asuhan, pelayanan, dan mutu serta keselamatan pasien.

 

  1. SIMRS bekerja sama dan mendukung Komite PMKP dalam hal data dan Informasi , dan Tool Analisis.
  2. SIMRS bekerja sama dengan PPI-RS dalam pengelolaan data PPI-RS.
  3. SIMRS bekerja sama dengan Tim Pengumpul dan menganalisa data. Misal Tim HIV, Tim TB-DOT, Tim-Ponek, K3-RS dll.
  4. SIMRS memantau database sistem IT, melakukan backup rutin, memantau sistem downtime, melakukan Back-up Co -location.

 

 

 

I. Tata Laksana data dan informasi yang mendukung asuhan pasien, pendidikan, serta riset telah tersedia tepat waktu dari sumber data terkini

 

  1. Unit SIMRS menyediakan Aplikasi mampu menyediakan laporan informasi yang tepat waktu, yaitu laporan harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Yang dapat di akses oleh petugas yang berwenang.
  2. Aplikasi SIMRS harus sudah mendukung asuhan pasien, pendidikan, serta riset; (pemilihan SIMRS KHANZA).

 

J. Rumah Sakit menetapkan ketentuan penggunaan data dan informasi yang tepat waktu, tentang asuhan pasien, pendidikan, serta riset untuk mendukung program penelitian dan atau pendidikan Kesehatan

 

  1. Program penelitian dan tau pendidikan kesehatan, dikelola oleh Sub. Bagian Diklat.
  2. Sub Bagian Diklat, telah disediakan Aplikasi untuk mendukung kegiatan Diklat tersebut.
  3. Sub Bagian Diklat diberikan akses seseuai kewenangannya untuk mengakses SIMRS.
  4. Unit atau Petugas yang bertugas / berkewajiban memasukan entri data harian wajib mengisi secara tepat wakut; sehingga bisa menghasilkan outcome laporan yang tepat waktu pula.
  5. Oleh SIMRS memantau Laporan yang tidak tepat waktu, sehingga bisa memperbaiki, atau memberikan pelatihan agar entri data bisa dilakukan tepat waktu pula.
  6. Pemberian Teguran kepada petugas yang terlambat memasukkan data.

 

J. Tata Laksana memberikan pelatihan kepada seluruh komponen dalam rumah sakit termasuk pimpinan rumah sakit, PPA, kepala unit klinis/non klinis dan staf mengenai prinsip manajemen dan penggunaan informasi

 

  1. Pelatihan Manajemen dan penggunaan Informasi dapat dilakukan dengan mengikuti pelatihan eksternal, ataupun dengan mengadakan pelatihan internal yang dipandu oleh trainer terlatih.
  2. Pelatihan dapat dilakukan dengan cara proses bimbingan praktis di tempat kerja langsung.
  3. Dikembangkan pelatihan yang berbasis IT, misalkan penggunaan Learning Manajemen Sistem (LMS).

 

 

K. Tata Laksana Rumah sakit menjaga kerahasiaan, keamanan, privasi, integritas data dan informasi melalui proses untuk mengelola dan mengontrol akses

 

  1. Proses pemberian hak akses ( User dan Password ) harus sesuai dengan Panduan Melindungi kerahasiaan, keamanan, dan integritas data dan informasi;

 

L. PEMELIHARAAN SISTEM DAN HARDWARE PENUNJANG

  1. Koordinator IT menyusun jadwal pemeliharaan
  2. Proses pemeliharaan komputer di tiap unit dilaksanakan sesuai dengan jadwal pemeliharaan
  3. Mekanisme pemeliharaan  adalah  petugas  mendatangi  unit  kerja  sesuai dengan jadwal pemeliharaan komputer.
  4. Petugas IT melakukan pengecekan terhadap perangkat komputer mulai dari monitor, cpu, keyboard, mouse jaringan atau yang lainnya dan melakukan pemeliharaan seperlunya (pembersihan, pengecekan kabel dll)
  5. Apabila ditemukan kerusakan maka diproses sesuai dengan alur  perbaikan komputer di ruangan
  6. Setelah selesai melakukan pemeliharaan dan pengecekan komputer di ruangan, petugas mencatat di rekap pemeliharaan
  7. Melaporkan kepada koordinator IT dengan  meminta  tanda  tangan  bahwa pengecekan komputer di unit kegiatan sudah

 

 

M. TEKNIS PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

 1. Pengertian

Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tanda-tanda yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit. informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan pengetahuan dalam mendukung kebijakan rumah sakit. pengelolaan data dan informasi di rumah sakit adalah proses penatalaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data, penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi informasi.

 2. Ruang lingkup

Ruang lingkup dari pedoman ini adalah semua staf yang terkait  pengelolaan data di rumah sakit umum daerah Rumah Sakit.

 3. Tujuan

tujuan umum dari pedoman ini adalah untuk mendukung asuhan pasien, manajemen rumah sakit, dan program mutu. sedangkan tujuan khusus dari panduan ini adalah:

  1. sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan  dalam  mengelola data di rumah sakit umum daerah Rumah Sakit.
  2. menyeragamkan cara pengelolaan data di Rumah Sakit.
  3. memudahkan proses analisa data dan 

4.Tata laksana pengelolaan data

Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internla rumah sakit maupun eksternal rumah sakit.

Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut:

khusus untuk penggunaan data terkait  pihak  luar,  berlaku  dua  arah  yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar  dan  rumah  sakit  bisa juga berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan proses pengelolaan data, meliputi penetapan data  daninformasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data, penggunaan data dan atauhasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan.

Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data  internal dan data eksternal:

  1. data internal
    • penetapan data yang dibutuhkan rumah sakit menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan.
    • pengumpulan dan analisa data data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut:
      • data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan  dihimpun  dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik.
      • data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm di laporan keuangan.
      • data terkait program mutu dhimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu dan laporan insiden.
    • penyajian data yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data  baik berupa grafikmaupun tabel data. data yang disajikan  dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu. data-data disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
      • laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap.
      • laporan manajemen disajikan  sebagai  laporan  kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu.
      • laporan mutu disajikan sesuai data indikator area klinis, indikator area manajemen, indikator sasaran keselamatan pasien, dan indikator mutu unit.
      • penyebaran/ diseminasi data penyebaran data ditentukan sebagai berikut :
        • data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh  tenaga pelayanan pasien (dokter, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). data rekam medik dapat diakses oleh pasien  atau  pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. data rekam medik juga dapat  dijadikan  data  dalam penyusunan clinical pathways untuk meningkatkan  mutu pelayanan.
        • laporan pelayanan diberikan dari masing masing instalasi/divisi ke direksi untuk selanjutnya dilaporkan kepada owner dan hanya bisa diakses olehmanajemen. namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil data tersebut dapat ditampilkan.
        • data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada direksi. data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa/ (tabel dan grafik).

b. data eksternal

Melalui  partisipasi   dalam   kinerja   data   base   eksternal, rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupuninternasional. pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit. jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untukpelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. basis data eksternal  variasinya sangat luas, dari basis data asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi. rumah sakit mungkin dipersyaratkan oleh perundang- undangan atau peraturan untuk berkontribusi pada beberapa data base eksternal. dalam konteks Rumah Sakit, data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas pada:

    1. data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik.
    2. data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem inacbg sesuai ketentuan penyajian data :
      1. untuk laporan     ke     dinas     kesehatan,     disajikan     sesuai ketentuan dari dinas kesehatan.
      2. untuk laporan ke bpjs digunakan data dari software inacbg sesuai ketentuan kementrian kesehatan dan bpjs. 
      3. data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu. data ini diolah oleh tim mutu. 
    3. data mutu juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses

 

c. kerahasiaan data

khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam pedoman pelayanan rekam medis.

d. dokumentasi

Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis  pasien.  rekam medis pasien di Rumah Sakit  masih terdiri atas rekam medis fisik. pengisian data pasien secara elektronik di simrs dilakukan oleh petugas dengan membuka akun dengan password masing-masing.

Data laporan rekam medik, laporan indiktor mutu, lapora instalasi/divis didokuemntasikan dikirim ke direksi. pada periode tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak sebagai laporan tahunan.

 

BAB V – LOGISTIK

Pengadaan alat dan bahan di bagian SIM terdiri dari bahan dan alat non  medis yaitu : barang alat tulis kantor, cetakan, barang keperluan rumah tangga, barang elektronik dan sebagainya.

Berikut tabel permintaan rutin : BAGIAN SIMRS

NO PERSEDIAAN BARANG / ATK JUMLAH BARANG
 
1 Bolpoint Standard 2
2 Steples Kecil 1
3 Isi     Staples Kecil 1
4 Lakban Hitam 1
5 Kertas   Folio Copy 70 gr 1
6 Spidol  Marker 1
7 DVD R 5
8 CD R 10
9 Tinta Canon Original 2
10 Printer Ink 1
11 Printer Dot 1
12 Printer Pos 1
13 CCTV 16 Chanel 2
14 Server 4
RUMAH TANGGA
1 Baterai Cmos 5
2 Tissue  Kotak Reff 1

 

 

BAB VI

KESELAMATAN PASIEN

 

  1. LATAR BELAKANG

Secara umum unit SIMRS mengikuti aturan umum RS tentang Keselamatan Pasien.  Keselamatan pasien ( patient safety ) merupakan suatu sistem dimana rumah sakit membuat asuhan pasien lebih aman. Sistem tersebut meliputi : assessmen risiko, identifikasi dan pengelolaan hal yang berhubungan dengan risiko pasien, pelaporan dan analisis insiden, kemampuan belajar dari insiden dan tindak lanjutnya serta implementasi solusi untuk meminimalkan timbulnya risiko.

Sistem tersebut diharapkan dapat mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak melakukan tindakan yang seharusnya dilakukan.

 

  1. TUJUAN
  2. Terciptanya budaya keselamatan pasien di rumah sakit.
  3. Meningkatkan akuntabilitas rumah sakit terhadap pasien dan masyarakat.
  4. Menurunnya kejadian tidak diharapkan (KTD) di rumah sakit.
  5. Terlaksananya program – program pencegahan sehingga tidak terjadi pengulangan kejadian tidak diharapkan.
  6. Penggunaan Sistem Informasi dan Teknologi modern untuk mendukung pelaksanaan program Keselamatan Pasien.

 

  1. TATA LAKSANA KESELAMATAN PASIEN
    1. Keselamatan pasien merupakan hal yang terutama dalam pelayanan bagian SIMRS.
    2. Terdapat petugas bagian SIMRS yang memahami mengenai keselamatan
    3. Terdapat sistem pelayanan yang komprehensif, baik sarana maupun prasarana sehingga meminimalkan terjadinya kasus yang tidak diharapkan (KTD).
    4. Sarana dan prasarana harus mengindahkan keselamatan pasien seperti penataan kabel, penempatan perangkat IT dan lain sebagainya.
    5. Terdapat evaluasi berkala kelengkapan sarana dan prasarana.
    6. Terdapat evaluasi berkala tentang kelayakan sarana dan prasarana.
    7. SIMRS mendukung pelaksanaan Keselamatan pasien dan Pelaporannya, dengan pemanfaatan teknologi modern terbarukan.
    8. Terdapat pelaporan kasus yang tidak diharapkan, yaitu :
      1. Kesalahan informasi nama pasien
      2. Membangun kesadaran atau budaya akan nilai keselamatan pasien.

 

BAB VII

KESELAMATAN KERJA

 

  1. PENGERTIAN

Keselamatan kerja merupakan suatu sistem dimana rumah sakit membuat kerja / aktifitas karyawan lebih aman. Sistem tersebut diharapkan dapat mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan pribadi ataupun rumah sakit.

 

  1. TUJUAN
    1. Terciptanya budaya keselamatan kerja di rumah sakit.
    2. Mencegah dan mengurangi kecelakaan
    3. Memperoleh keserasian antara tenaga kerja, alat kerja, lingkungan,cara dan proses kerjanya.
    4. Menyesuaikan dan menyempurnakan pengamanan pada pekerjaan yang memiliki bahaya kecelakaan menjadi bertambah tinggi.

 

  1. TATA LAKSANA KESELAMATAN KARYAWAN
    1. Setiap petugas medis maupun non medis menjalankan prinsip pencegahan infeksi, yaitu :
      1. Menganggap bahwa pasien maupun dirinya sendiri dapat menularkan infeksi.
      2. Menggunakan alat pelindung (sarung tangan, kacamata, sepatu boot/alas kaki tertutup, celemek, masker dll) terutama bila terdapat kontak dengan spesimen pasien yaitu : urin, darah, muntah, sekret,dll
      3. Mencuci tangan dengan sabun anti septik sebelum dan sesudah melayani di lingkungan pasien dengan cara menerapkan enam langkah mencuci tangan.
    2. Terdapat tempat sampah infeksius dan non infeksius.
    3. Mengelola alat dengan mengindahkan prinsip sterilitas yaitu Dekontaminasi dengan larutan klorin dan Pencucian dengan sabun
    4. Menggunakan baju kerja yang bersih.
    5. Tersedia alat pemadam kebakaran ringan di lingkungan yang rentan dengan kebakaran.
    6. Penggunaan alat keamanan diri K3 sesuai dengan bidang kerja SIMRS.

 

 

 

 

BAB VIII

PENGENDALIAN MUTU

 

Bagian SIMRS harus senantiasa memantau dan mengevaluasi secara periodik hasil pelayanan yang diselenggarakan. Hal ini penting untuk mempertahankan dan meningkatkan mutu, cakupan dan efektivitas serta efisiensi pelayanan.

 

Indikator mutu dalam pelayanan SIM sebagai berikut :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAB IX

PENUTUP

 

Demikianlah Pedoman Pelayanan Bagian SIMRS ini disusun untuk dapat  di pergunakan sebagai acuan dalam menjalankan tugas profesi dengan baik dan benar sesuai ketentuan standar pelayanan SIM yang berlandaskan visi dan misi Rumah Sakit sehingga pelayanan yang mengutamakan mutu dan keselamatan pasien dapat terwujud.

 

Pedoman pelayanan Bagian SIM ini akan terus disempurnakan dan diperbarui sesuai kebutuhan pelayanan baik sekarang maupun kedepan.

 

 

 

 

Ditetapkan di         :        Blitar

                                           Pada tanggal         :           5 Oktober 2022

 

 

KATA PENGANTAR

 

 

 15,189 total views,  21 views today